Een goede planning maken, hoe doe je dat?

Je kent het wel, je maakt een afspraak en slaat het op in je hoofd. Vervolgens komt er nog een afspraak en deze parkeer je ook even tussen je gedachten. Je zegt tegen jezelf, wel goed onthouden. Dit herhaalt zich nog een paar keer, tot je op een dag opeens denkt "Oeps, ik had vandaag een afspraak". Dit is een goed voorbeeld van hoe het bij veel mensen gaat die niet goed kunnen plannen. 

Wij snappen dat dit vervelend is en willen je graag helpen om beter te leren plannen. In dit artikel leggen we uit waarom plannen zo belangrijk is en geven we 4 tips voor het maken van een goede planning. Lees snel verder!

Waarom een planning maken?

Of je nu een drukke thuissituatie hebt met kinderen, samenwoont met een partner of alleen bent, er is altijd van alles te doen. Het is daarom fijn als je een beetje houvast kan hebben aan bepaalde planning. 

Want voor je het weet zit de week weer volgepland met werkzaamheden, sport, afspraken met vrienden en natuurlijk tijd voor jezelf. Door je drukke weken en dagen goed te plannen zorg je ervoor dat jij goed voorbereid voor de dag komt. 

Ik heb zelf heel lang het probleem gehad dat ik niet goed kon plannen. Hierdoor ging ik onvoorbereid de dagen door en liet ik veel ruimte voor fouten. Ik vergat vaak afspraken en had nog niet genoeg tijd om taken af te ronden. 

Ik wilde er wel wat aan doen, maar van een goede consistente planning kwam het nooit echt. Uiteindelijk heeft een planbord mij geholpen om structuur aan te brengen in mijn dagen en toen ik eenmaal een goede planning had staan zag ik al snel hoe makkelijk het eigenlijk is. 

Om jouw tijd te besparen heb ik 4 tips samengesteld, bekijk ze hieronder!

Bekijk onze weekplanner om je te helpen met je planning

In 4 stappen een goede planning maken

Wil je een goede planning maken? Volg dan de vier onderstaande stappen! 

1. Maak een lijst van alle taken

De eerste stap is het noteren van alle taken die je komende week of maand moet doen. Het is belangrijk om in deze lijst ook alle afspraken en activiteiten op te nemen die niets met werk of studie te maken hebben. Door alles op te schrijven zorg je er namelijk voor dat je niks mist en je niet toch nog in de knel komt met je planning.

2. Bepaal hoeveel tijd je nodig hebt voor elke taak

Nu je weet wat je de komende week of maand allemaal moet gaan doen, wordt het tijd om aan elke taak een tijd te geven. Dit is een belangrijk onderdeel van de planning. Het inschatten van de tijdsduur van een taak kan lastig te bepalen zijn. 

Bij het maken van een planning is het verleidelijk om makkelijk te denken over een taak en een relatief korte tijdsduur hier aan te koppelen. Hierdoor kan je namelijk meer taken in een dag stoppen en lijkt je planning dus heel effectief. 

Het nadeel hiervan is echter dat taken meestal uitlopen en toch wat langer duren dan gepland. Onze tip is dan ook om de tijd alvast ruimer in te delen. Zo voorkom je dat je allerlei taken niet kan afronden. 

En als je er al rekening mee houdt dat je langer bezig bent met iets, kan de tijd alleen maar meevallen. Als je dan wat eerder klaar bent, is dat een mooie meevaller. 

3. Geef de taken een mate van prioriteit

Voor je het weet is er weer 24 uur voorbij en is de volgende dag alweer aangebroken. Het is daarom slim om goed met je tijd om te gaan, want je kunt niet alles doen. Door iedere taak een prioriteit te geven, kan je bepalen welke taken sowieso af moeten en die op een later moment gedaan kunnen worden. 

Je kunt hiervoor taken verdelen in 4 niveaus:

  1. Urgent en belangrijk (= nu doen)
  2. Urgent en niet belangrijk (= tussendoor doen)
  3. Belangrijk en niet urgent (= even parkeren en later doen)
  4. Niet belangrijk en niet urgent (= niet te veel mee bezig zijn)

Tip: Geef de vier niveaus een prioriteit kleur, dit helpt je om beter overzicht te houden. Denk aan de kleur rood, oranje, geel, blauw voor de vier niveaus en de kleur groen als een taak klaar is. Zo houd je het lekker overzichtelijk.

4. Maak je planning

Na het opschrijven van de taken, het toedelen van een bepaalde tijd en het geven van een prioriteit, wordt het tijd om een planning in te vullen. Dit kan je natuurlijk doen in Excel, maar onze ervaring leert dat je zo'n bestand een paar keer opent en het vervolgens nooit meer gebruikt. Ja, tot het moment dat je denkt, ik ben helemaal niet meer bezig met plannen. En zo herhaalt de cirkel zich steeds.

Om dit te voorkomen is het visueel maken van je planning erg belangrijk. Door een fysiek planbord in je kamer op te hangen zorg je ervoor dat je elke keer weer opnieuw de planning ziet. 

Hierdoor wordt het veel makkelijker om van plannen een vaste gewoonte te maken. Daarnaast is het fysiek opschrijven van je taken goed voor de hersenen. Je bent namelijk daadwerkelijk bezig met het maken van een planning. Hierdoor onthoud je het beter en creëer je rust in je hoofd. 

Bekijk onze magnetische planborden om je hierbij te helpen.

Een planning maken: theorie versus praktijk

Het gebeurt heel vaak dat als je een planning maakt, je hier heel optimistisch mee begint. Je gaat tenslotte orde krijgen over je leven, je taken goed plannen en dit lang volhouden. De realiteit is helaas vaak anders. De gemaakte planning wordt na een paar keer gebruiken niet meer gehandhaafd en de plannen gaan de prullenbak in.

Zonde! Door realistisch te plannen kan je er namelijk voor zorgen dat je de gestelde doelen haalt en je het wel volhoudt om te plannen. Er kunnen altijd dingen gebeuren waardoor bepaalde taken niet gehaald kunnen worden. 

Het is daarom belangrijk om altijd wat speling en marge in je planning te bouwen. Zorg ook voor voldoende rust en tijd voor jezelf, jij bent tenslotte degene die de taken moet afronden, dus je moet wel fit genoeg zijn. 

De beste planborden bij WireDesign

Ben jij op zoek naar een manier om goed te plannen? Bij WireDesign hebben we vele planborden waarmee jij op een leuke manier weer controle krijgt over je dagen. Onze planborden zijn volledig aan te passen naar je eigen wens. Zo heb jij altijd een planner die bij je past.

Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een weekplanner of een maandplanner? Wij hebben het in huis. Bekijk onze shop voor de beste planners en breng weer structuur in je leven.

Terug naar blog